Jak zaplanować przeprowadzkę szkoły krok po kroku?

Każda placówka wygląda inaczej, ale kilka zasad sprawdza się niezależnie od liczby sal i rodzaju wyposażenia.

1. Przygotuj inwentaryzację pomieszczeń

Najlepiej spisywać wyposażenie według sal, a nie jako jedną listę dla całego budynku.

W inwentaryzacji warto uwzględnić:

• numer i nazwę pomieszczenia,

• meble,

• elektronikę,

• pomoce dydaktyczne,

• wyposażenie wymagające demontażu,

• rzeczy delikatne,

• wyposażenie, które nie jedzie do nowej lokalizacji,

• przedmioty wymagające utylizacji lub przekazania.

Nie trzeba liczyć każdego długopisu. Najważniejsze jest uchwycenie skali zlecenia oraz rzeczy, które wpływają na dobór samochodów, materiałów i liczby pracowników.

2. Sprawdź obie lokalizacje

Przed ustaleniem harmonogramu trzeba sprawdzić nie tylko budynek, z którego wyprowadzana jest placówka, ale również miejsce docelowe.

Znaczenie mają:

• szerokość drzwi i korytarzy,

• piętra,

• windy i ich wymiary,

• możliwość podjazdu,

• miejsce postoju samochodów,

• schody i różnice poziomów,

• odległość od wejścia,

• gotowość sal w nowym budynku,

• miejsca, w których można tymczasowo odkładać wyposażenie.

Jeżeli nowa lokalizacja nie jest gotowa, nawet sprawny transport może zakończyć się zastawionym korytarzem i koniecznością ponownego przenoszenia tych samych rzeczy.

3. Ustal harmonogram z rezerwą

Przeprowadzkę szkoły najłatwiej przeprowadzić podczas wakacji, ferii, weekendu albo innej przerwy w zajęciach. Nie zawsze jest to jednak możliwe.

Przy działającej placówce można podzielić prace na etapy:

1. pomieszczenia magazynowe i rzeczy używane rzadziej,

2. sale, które można wcześniej wyłączyć,

3. administracja i zaplecze,

4. kluczowe pracownie,

5. wyposażenie potrzebne do rozpoczęcia zajęć w nowym miejscu.

W harmonogramie warto zostawić czas na niespodziewany demontaż, trudniejszy załadunek, zmianę ustawienia sal albo rzeczy, których nie było w pierwotnym zestawieniu.

4. Wprowadź prosty system oznaczeń

Dobry opis powinien od razu odpowiadać na pytanie: skąd jest ta rzecz i dokąd ma trafić?

Przykłady:

B-204 / biologia / mikroskopy / OSTROŻNIE

A-12 / sekretariat / dokumenty / NIE ZOSTAWIAĆ NA KORYTARZU

C-105 / informatyka / stanowisko 7 / komputer i przewody

SALA 8 / tablica / elementy montażowe w paczce 8A

Numer sali można uzupełnić kolorem przypisanym do piętra lub części budynku. Nie warto jednak tworzyć zbyt skomplikowanego kodu. System ma być czytelny również dla osoby, która zobaczy oznaczenia po raz pierwszy w dniu przeprowadzki.

5. Osobno zaplanuj elektronikę

Komputery, monitory, rzutniki, drukarki i pozostała elektronika powinny być oznaczone według sal lub stanowisk.

Przed transportem warto:

• wyłączyć sprzęt i bezpiecznie go odłączyć,

• zrobić zdjęcia podłączeń,

• opisać urządzenia,

• zapakować przewody i zasilacze razem z właściwym sprzętem,

• zabezpieczyć ekrany,

• osobno oznaczyć urządzenia potrzebne od razu po przeprowadzce,

• przygotować plan ponownego podłączenia.

Transport urządzeń nie powinien być mieszany z przypadkowymi kartonami i ciężkimi elementami mebli. Im dokładniej oznaczymy stanowiska, tym szybciej sprzęt może wrócić do użytku.

6. Zidentyfikuj pomoce naukowe i wyposażenie specjalistyczne

Pracownie biologiczne, chemiczne, fizyczne, informatyczne czy medyczne mogą zawierać wyposażenie wymagające indywidualnego przygotowania.

Na osobnej liście warto ująć:

• mikroskopy,

• modele anatomiczne,

• szkło laboratoryjne,

• minerały i kolekcje dydaktyczne,

• instrumenty,

• sprzęt pomiarowy,

• urządzenia techniczne,

• wyposażenie gabinetu pielęgniarki,

• rzeczy o nietypowym kształcie.

Przed zleceniem transportu trzeba też sprawdzić, czy w pracowniach znajdują się substancje lub materiały, których firma przeprowadzkowa nie powinna przewozić razem ze standardowym wyposażeniem. Ich przygotowanie i transport należy ustalić osobno, zgodnie z zasadami obowiązującymi w placówce.

7. Zabezpiecz dokumentację i dane

Dokumenty uczniów, pracowników oraz dokumentacja administracyjna nie powinny trafiać do przypadkowych, otwartych kartonów.

Placówka powinna wcześniej ustalić:

• które dokumenty są aktualnie potrzebne,

• kto odpowiada za ich spakowanie,

• jak będą oznaczone,

• kto może je odebrać w nowej lokalizacji,

• gdzie zostaną ustawione po przewiezieniu.

Dokumentację najlepiej pakować w zamykane, opisane pojemniki. Opis nie powinien ujawniać danych konkretnych osób. Wrażliwe dokumenty powinny pozostawać pod nadzorem osoby wyznaczonej przez placówkę.

8. Przygotuj meble szkolne

Przed transportem szafy, regały i biurka należy opróżnić. Luźne półki, szuflady i ruchome elementy trzeba wyjąć albo odpowiednio zabezpieczyć.

Demontaż może być potrzebny, gdy mebel:

• nie mieści się w drzwiach,

• nie przechodzi przez klatkę schodową,

• jest niestabilny,

• ma duże szklane elementy,

• może zostać uszkodzony podczas przenoszenia w całości.

Śruby i elementy montażowe powinny trafić do opisanych woreczków przypisanych do danego mebla. Nie warto wrzucać wszystkich mocowań do jednego pudełka.

9. Przygotuj nową lokalizację przed przyjazdem transportu

Każda sala powinna mieć wyznaczone miejsce na meble, kartony i wyposażenie specjalistyczne.

Przed rozładunkiem warto:

• nadać salom docelowe numery,

• wywiesić czytelne oznaczenia,

• udrożnić korytarze,

• zabezpieczyć podłogi, jeśli jest taka potrzeba,

• ustalić kolejność uruchamiania pomieszczeń,

• wskazać miejsce dla wyposażenia wymagającego montażu,

• wyznaczyć osobę podejmującą decyzje podczas rozładunku.

Osoba koordynująca powinna być dostępna na miejscu. Dzięki temu, gdy pojawi się pytanie o ustawienie szafy lub zmianę sali, nie trzeba zatrzymywać całej pracy.

Checklista przed przeprowadzką szkoły

Przed terminem przeprowadzki warto sprawdzić, czy:

• przygotowano listę sal i wyposażenia,

• wskazano rzeczy, które pozostają w starej lokalizacji,

• wyznaczono osobę kontaktową,

• sprawdzono dojazd i możliwość postoju,

• zmierzono duże meble oraz przejścia,

• ustalono zakres demontażu i montażu,

• oznaczono elektronikę,

• zabezpieczono dokumentację,

• wyodrębniono pomoce naukowe i sprzęt specjalistyczny,

• przygotowano kartony, skrzynki i materiały ochronne,

• nadano oznaczenia salom w nowej lokalizacji,

• ustalono kolejność transportu,

• przygotowano miejsce do rozładunku,

• zaplanowano rezerwę czasową,

• poinformowano wykonawcę o wszystkich nietypowych przedmiotach.